L’informatique de communication

Crédit photo : FreeDigitalPhotos.net/ArtJSan

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L’entreprise du XXIe siècle ne peut envisager un réel développement et une optimisation de ses performances sans disposer d’un parc informatique et de réseaux de communication à la hauteur de la tâche. Parallèlement à l’augmentation exponentielle des capacités de saisie, d’enregistrement, de stockage et de circulation de données, l’entreprise est l’un des principaux bénéficiaires de l’ « informatique de communication ». L’informatique, dans ce cadre, est un vecteur pour envoyer et recevoir du courrier, mutualiser les agendas ou encore pour diffuser toute sorte de documents.

L’informatique de communication au service de l’entreprise

Pour l’entreprise, l’informatique de communication offre une large gamme d’application dont la plus visible est la messagerie. La messagerie offre l’avantage de pouvoir être un moyen d’échange rapide et peu éloigné du langage courant. Elle peut également être un outil très précieux en termes de communication extérieure avec les clients, les partenaires et autres fournisseurs. Cette évolution technologique a modifié en profondeur les relations internes et externes de l’entreprise. Prolongement de la messagerie, le système d’annuaire électronique est également fondamental puisqu’il stocke l’ensemble des adresses utilisées dans la messagerie ainsi que de nombreuses informations tels que les numéros de téléphone, la fonction de la personne, l’adresse postale, etc… La mise à jour de ces données est, de plus, extrêmement simple. De par sa capacité à identifier les compétences et les habilitations de chacun, l’annuaire est un excellent outil de gestion des droits d’accès au système d’information. De même, l’agenda électronique permet, grâce à son fonction réseau, de gérer parfaitement son emploi du temps et de planifier ses rendez-vous en concertation.

Outre ces différentes applications, celle liée à la documentation électronique surpasse de très loin son modèle en version papier notamment en terme d’accessibilité, de diffusion et de mise à jour. De plus, la documentation électronique homogénéise la circulation de l’information à tous les niveaux de l’entreprise et accroît considérablement son exploitation grâce notamment à différents moteurs de recherche et liens hypertexte qui permettent de trouver immédiatement l’information recherchée.
La communication au sein de l’entreprise peut également s’effectuer par le biais de newletters internes à l’organisation dont l’intérêt est d’alimenter les personnels en informations ciblées et de limiter les excès de documentation injustifiés.
Parmi les autres instruments de communication d’une entreprise pourront notamment être cités le Workflow (permettant de baliser le circuit des documents avec tables d’adressage pré-programmées) ou encore la mise en place de forums (adresse ouverte à plusieurs personnes et permettant d’échanger sur des difficultés et/ ou d’apporter des réponses).

L’informatique de communication : une politique de sécurité à mettre en place

security-265130_1920A cause de son caractère « ouvert », l’informatique de communication est de fait plus exposée aux éventuelles menaces de hacking et autres types d’atteinte au système d’information de l’entreprise. Afin de se prémunir face à ce type de danger qui peut avoir des effets dévastateurs sur les données les plus sensibles, il convient d’installer un dispositif de sécurité à la hauteur pour protéger les réseaux. Les firewalls et les anti-virus figurent parmi les précautions minimales à mettre en place. Une hiérarchisation des serveurs est également une démarche à privilégier afin d’isoler les données les plus critiques.
En dépit du potentiel indéniable qu’offre l’informatique de communication aux entreprises, sa systématisation s’oppose à plusieurs obstacles aussi bien techniques (débit supplémentaire à prendre en compte par les informaticiens) que dans le domaine des mentalités. L’informatique de communication dispose d’un large éventail de moyens d’échanger des informations et compte dans ses capacités la transmission de documents multimédia parmi lesquels figurent les plateaux téléphoniques et l’insertion possible de liens vers des photos, des graphiques ou encore des documents vidéo ou audio.
Toute la difficulté pour une entreprise réside dans la bonne articulation et le subtil équilibre adopté entre l’informatique de calcul et l’informatique de communication et qui constitue aujourd’hui l’enjeu majeur des SI appliqués au domaine de l’entreprise. Pour garantir le succès d’un tel dispositif, une réorganisation des processus de travail s’impose pour des résultats en terme d’efficacité et de performance très largement visibles.

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