Les outils de communication dans l’entreprise

Crédit photo : FreeDigitalPhotos.net/adamr

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Processus amorcé depuis maintenant plus d’une décennie, la convergence des systèmes informatiques et des télécommunications constitue une donnée clé du fonctionnement et de l’organisation des entreprises, indépendamment de leur taille. L’avènement du très haut débit a ouvert la voie à de nouvelles applications tant matérielles que logiciels au sein de l’entreprise pour ce qui concerne ses moyens de communication.

Les télécommunications au cœur de l’activité d’entreprise

La densification du maillage des télécommunications au sein de l’entreprise répond à deux préoccupations majeures : en premier lieu, celle visant à optimiser ses performances et à développer son activité. En second lieu, celle visant à prendre en compte le nomadisme croissant des cadres en mettant à leur disposition les moyens de communiquer n’importe où et n’importe quand. Qu’il soit présent au sein de l’entreprise, chez un client ou chez lui, un personnel ayant une responsabilité particulière au sein de l’organisation doit pouvoir disposer en permanence des données et des informations dont il a besoin dans le cadre de son travail.

Il n’est donc pas surprenant que l’entreprise, dans sa stratégie liée aux télécommunications, mette en place différents outils communicants dont la complémentarité conditionne l’efficacité. Ces outils comprennent l’ensemble des applications voix ainsi que l’accès aux données de bon niveau. C’est dans cette logique que les appareils multifonction sont devenus, au fil des années, indispensables et couramment utilisés dans la vie d’entreprise, quel que soit sa taille ou son secteur d’activité. La frontière entre ordinateur fixe ou portable et le téléphone s’est définitivement effondrée et la généralisation de terminaux hybrides et mobiles constitue désormais la norme.

Pour l’entreprise, l’enjeu principal de sa politique de télécommunication réside dans l’évaluation du retour sur investissement généré par la systématisation des smartphones à usage professionnel. L’emploi de ces derniers occasionne des coûts spécifiques comprenant à la fois celui de l’appareil proprement dit, l’abonnement et les services spécifiques nécessaires. La gestion des parcs de terminaux mobiles constituent un axe d’effort majeur pour en assurer l’efficience et le bon dimensionnement. Si l’offre d’outils communicants est proportionnelle à l’engouement de ces derniers dans le monde de l’entreprise, la décision quant au choix des matériels et des services proposés revient à la direction. Leurs caractéristiques doivent être en adéquation avec la fonction du personnel qui en est doté ainsi qu’en cohérence avec ses contraintes professionnelles (déplacements, activités commerciales, etc…).

Différentes études ont clairement démontrées que la dotation en smartphone à usage professionnel était une plus-value indéniable à la productivité et à la capacité de travail d’un employé. Si les considérations ergonomiques donnent clairement l’avantage à l’ordinateur « traditionnel », le smartphone modifie considérablement la limite établie entre la sphère professionnelle et privée et implique le personnel d’avantage dans ses fonctions.

Les outils de télécommunication actuels permettent, en un seul outil, de concentrer la plupart des données de l’entreprise et d’ainsi gagner un temps précieux à ne pas jongler entre différents systèmes d’information, bien souvent redondants. De ce fait, loin d’isoler le personnel du reste de l’organisation, cet outil permet de promouvoir le travail en équipe et d’améliorer l’organisation dans son ensemble. Regroupant les fonctionnalités de téléphonie, de messagerie et de PDA, le smartphone s’avère aujourd’hui l’un des outils de télécommunication les plus performants et très largement utilisé par les entreprises. Grâce aux améliorations continuelles de la technologie et à l’avènement des smartphones 4ème génération, rien ne semble freiner l’avènement irrésistible du smartphone comme outil premier de télécommunication des entreprises.

Une société, qu’elle soit une TPE, une PME ou une grande organisation multinationale, ne peut plus faire l’impasse sur la prédominance des télécommunications à tous les niveaux de la vie d’entreprise. Qu’il s’agisse de l’activité commerciale proprement dite ou des relations entre services, la politique de télécommunication établie par une structure conditionne aujourd’hui en grande partie sa réussite.

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